Partage de documents

La Solution

La solution proposée permet à un groupe de personnes de partager des documents à distance et d'échanger questions et réponses dans un forum.

Cloisonné par projet, cette solution permet d'organiser et diffuser facilement la production écrite des groupes de travail. La solution proposée s'appuie sur la solution Groupeware open source nommée J-Doc. Nous proposons des services commerciaux pour satisfaire les besoins des administrations et des entreprises.

Caractéristiques générales

Les fonctions

  • Tous les types de fichiers, Open Office, Microsoft Office, images, sons, vidéo, .exe... aucune limitation.
  • Gestion des versions successives d'un même document.
  • Recherche sur mot clef parmi les documents et dans le forum.
  • Invitation par email des nouveaux utilisateurs, mot de passe oublié...
  • Annuaire liste des membres appartenant a un même espace ou projet...
  • Forum privé associé à chaque espace ou projet : remplace et mémorise les échanges de courriels.
  • Gestion des droits utilisateurs : voir ou ne pas voir tels projets ou tels dossiers.
  • Gestion des permissions utilisateurs : lire seulement ou ajouter des documents.
  • Notification aux utilisateurs par email lors de la mise à jour d'un fichier ou d'un article du forum.
  • Taille maximum des fichiers paramétrable. Selon les besoins jusqu'à la limite Php de plus de 2 Go : Arborescence des dossiers, sous-dossiers, documents, versions.
  • Multi-espace, chaque espace est associé à un groupe d'utilisateurs. Un même document peut être multi-espace.
  • Description ou commentaire associé à chaque document. La fonction « recherche » scrute ce texte.

Les points forts

  • Simplicité, à la portée des utilisateurs les moins à l'aise avec Internet.
  • Budget, avec un logiciel open source gratuit et des services à la carte.
  • Illimité le nombre de projets, d'utilisateurs, d'administrateurs, de dossiers...
  • Un interlocuteur pour vous aider.
  • Sécurité des accès et confidentialité des projets.
  • Mise en place de certificats SSL.
  • Multimédia, prévisualisation des fichiers image et écoute en ligne audio.
  • Intégré à votre site web, votre espace J-Doc porte votre nom et votre logo.

Exemples d'utilisation

Bâtiment

Réactivité, Qualité et Précision
En créant un espace personnel J-Doc pour la plupart de ses clients et prospects, cette société met à disposition offres, plans et photos de leurs projets, même en avant vente.

Mairies et Communautés de Communes

La solution pour les élus
Pour que les élus, où qu'ils se trouvent, accèdent aux dossiers. L'extrême simplicité de J-Doc et ses fonctions (accès semi-public pour des centaines d'utilisateurs) répondent bien aux besoins.

Sociétés de Conseil

Un grand projet multi-société
Avec un cahier des charges très exigeant sur les permissions et sur l'ergonomie, la solution J-Doc a été retenue pour satisfaire les besoins d'un grand projet dans le domaine du conseil.

Associations

Diffuser les rapports des commissions
Les membres retrouvent, où qu'ils soient, l'ensemble des dossiers des commissions auxquelles ils participent. La solution J-Doc remplace avantageusement l'envoi de pièces jointes.

Administrations

Simplicité, sécurité et faible coût
Pour les membres d'un groupe de travail disséminé dans toute la France. J-Doc, neutre par rapport aux parefeux d'entreprise, a remplacé efficacement un essai infructueux basé sur FTP.

Agence evènementielle

Le lien temps réel avec nos clients
Tout les documents, y compris photos et sons, sont déposés dans l'espace projet des clients. Les réunions téléphoniques avec le client se passent devant l'ordinateur, chacun ouvre de son côté le même document.

Architectes

Partager les dossiers, même en déplacement
Les photos, les plans et les descriptifs de chaque chantier sont accessibles aux entrepreneurs concernés, aux clients et naturellement aux collaborateurs de l'agence, même quand ils sont chez eux ou en weekend !

Produits techniques

Un outil de relation client
La diffusion de documents techniques et de tarifs auprès d'entreprises et de prescripteurs est faite grâce à J-Doc, plutôt qu'avec un site web public. Plus simple, moins cher et plus proche des clients qui perçoivent un service personnalisé et exclusif.

Agences de communication

La qualité du service rendu au client
Un vrai progrès pour les clients qui disposent en ligne et de façon simple de la totalité des documents de leurs projets, tant visuels qu'audio.

Sociétés de Formation

Efficacité et temps gagné avec les partenaires
J-Doc permet de difuser les matériels pédagogiques auprès des partenaires. Les partenaires sont automatiquement prévenus des mises à jour par email. Excellente alternative à un FTP dépassé.

Services commerciaux

Satisfaire les distributeurs
Le marketing dépose dans J-Doc des milliers de photos sous forme de banque privée d'images afin que les distributeurs utilisent les images dont ils ont besoin pour leurs sites webs et leur propre communication.

Centres Hospitaliers

Pour les dossiers techniques
Pour traiter et diffuser des dossiers qui ne sont pas en rapport avec les patients, J-Doc est la solution économique et simple que le personnel hospitalier peut très facilement prendre en main.

Laboratoires

Pour de très gros fichiers de 500 Mo
Partageant les résultats de recherche de plusieurs grands constructeurs sur quatre continents dans de très gros fichiers de calculs intensifs, J-Doc offre les performances, la sécurité et la simplicité de très loin au meilleur coût.

 


Remarque : Totalement adapté pour organiser et partager les documents par projets, J-Doc ne convient pas à l'archivage de documents ou à la gestion d'un fond documentaire important.


 

 

scroll back to top

Informations supplémentaires